En bref
Avant de signer le contrat de location d’une salle ou d’un domaine pour un événement d’entreprise, vérifiez sept points : les espaces loués, les horaires réels (montage et démontage compris), l’effectif autorisé, ce que le prix comprend, les prestataires imposés (traiteur, boissons, son), la caution et l’assurance, et les conditions d’annulation, y compris en cas d’alerte cyclonique. Une visite sur place avant la signature évite la plupart des mauvaises surprises.
Un domaine pour la soirée du personnel, une salle pour une journée d’étude, un jardin pour un arbre de Noël : le lieu est souvent la première réservation d’un événement d’entreprise, et la plus engageante. Le contrat se signe parfois vite, pour ne pas perdre la date. Voici ce que nous relisons systématiquement avant de le faire signer, ou de le signer pour nos clients.
Que doit préciser le contrat sur les espaces et les horaires ?
- Les espaces loués, nommés un par un : la salle, la terrasse, le jardin, le parking, les cuisines, une pièce de repli. Ce qui n’est pas écrit n’est pas loué ;
- Les horaires réels : l’heure d’accès pour le montage, l’heure de fin de l’événement et l’heure à laquelle le lieu doit être rendu. Un montage de scène ou de tentes se fait souvent la veille, voir le montage, le jour J et le démontage ;
- L’effectif maximal autorisé, assis et debout : il doit correspondre à votre liste d’invités, conjoints et enfants compris.
Que comprend vraiment le prix ?
Deux devis de lieu ne se comparent que ligne à ligne. Le mobilier est-il inclus, et en quelle quantité ? Le ménage, l’électricité, l’eau, la climatisation, le gardiennage, les sanitaires ? Un lieu moins cher qui oblige à louer tables, chaises et groupe électrogène peut revenir plus cher qu’un lieu tout équipé. Nos repères sur ce que coûte chaque type d’événement sont sur la page tarifs de Pull Up Événements.
Le lieu impose-t-il ses prestataires ?
C’est le point le plus souvent découvert trop tard. Certains domaines imposent leur traiteur, d’autres une liste de traiteurs agréés, d’autres encore facturent un droit de bouchon si vous apportez vos boissons. Certains limitent la sonorisation, interdisent les structures gonflables ou les feux, ou réservent l’accès des véhicules de livraison à certaines heures. Demandez la liste écrite des contraintes avant de signer, et transmettez-la à tous vos prestataires.
Caution, assurance et état des lieux : que vérifier ?
- La caution : son montant, sa forme et le délai de restitution ;
- L’attestation d’assurance responsabilité civile que le lieu vous demandera, voir les assurances d’un événement d’entreprise ;
- L’état des lieux d’entrée et de sortie, avec photos datées : il protège autant le lieu que vous ;
- Le nettoyage attendu à la sortie et les frais en cas de dépassement, voir le nettoyage après l’événement.
Que se passe-t-il en cas d’annulation ou de mauvais temps ?
Le contrat doit dire ce que vous devez si vous annulez, selon la date, et si un report est possible. À La Réunion, deux cas méritent une ligne à part. La pluie d’abord, pour un lieu en plein air : une solution de repli couverte est-elle incluse, et jusqu’à quand peut-on décider de l’utiliser ? L’alerte cyclonique ensuite, entre janvier et mars : en alerte rouge, la circulation est interdite et l’événement ne peut pas avoir lieu. Le contrat doit prévoir le report ou le remboursement dans ce cas. Nos conseils sont détaillés dans annuler ou reporter un événement d’entreprise et dans le plan B météo.
Faut-il visiter le lieu avant de signer ?
Oui, toujours, et si possible à l’heure où se tiendra l’événement. On y vérifie ce qu’aucune brochure ne dit : l’accès des cars, le stationnement, la puissance électrique, l’ombre l’après-midi, la proximité des voisins pour la musique du soir. C’est l’objet du repérage technique. Pour un séminaire avec nuitées, le contrat d’hôtel obéit à d’autres règles, que seminaire974.re détaille dans le contrat d’hôtel de groupe.
Qui signe : l’entreprise ou l’agence ?
Les deux sont possibles. Certaines entreprises signent directement avec le lieu et nous confient l’animation ; d’autres nous laissent réserver le lieu avec le reste de l’événement, et nous relisons alors le contrat pour elles. Notre sélection de lieux est présentée sur la page lieux de Pull Up Événements, que l’on prépare une soirée d’entreprise ou un séminaire à la journée. Appelez Romain au 06 93 81 78 82 : devis sous 24 h.
Publié le · Mis à jour le · Par Romain Capdepont, fondateur de Pull Up Événements
20 ans d'animation, ancien directeur d'animation en clubs de vacances à l'international, il a fondé la marque Pull Up en 2017 (société depuis 2022) et signe les guides de ce blog. Son parcours et ses articles · l'équipe.
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