En bref
Le mobilier se calcule à partir du format, pas seulement du nombre d’invités. Pour un repas assis, une chaise par invité et des tables rondes de huit à dix places ; pour un cocktail debout, environ un mange-debout pour six à huit invités et des assises pour au moins un tiers des participants ; pour une plénière, une chaise par personne et quelques places réservées à l’avant. On ajoute toujours une petite marge, on vérifie la nature du sol (herbe, sable, dalle) et l’on réserve tôt pour une date de fin d’année.
« Combien de tables faut-il pour cent personnes ? » C’est l’une des premières questions que nous posent les entreprises qui organisent elles-mêmes un événement. La réponse dépend moins de l’effectif que de ce que les invités vont faire : manger assis, circuler un verre à la main, écouter une intervention. Voici les repères que nous utilisons pour nos propres événements, et les pièges propres aux lieux réunionnais.
Combien de tables et de chaises pour un repas assis ?
Une chaise par invité, sans exception, et des tables dimensionnées pour que chacun ait la place de poser son assiette sans gêner son voisin :
- Les tables rondes accueillent en général huit à dix personnes selon leur diamètre. Elles favorisent la conversation et se prêtent bien à un plan de table ;
- Les tables rectangulaires se mettent bout à bout en longues tablées, plus conviviales pour un repas créole ou un déjeuner d’équipe, avec six à huit couverts par table selon la longueur ;
- La table d’honneur ou de direction, si elle existe, se compte à part.
Pour un buffet, les invités mangent assis eux aussi : il faut donc autant de places que pour un repas servi, plus les tables du buffet lui-même, détaillées dans le buffet en plein air.
Et pour un cocktail debout ?
Un cocktail se vit debout, mais pas pour tout le monde. Nos repères :
- Un mange-debout pour six à huit invités, répartis dans l’espace pour que personne n’ait à traverser la salle pour poser son verre ;
- Des assises pour au moins un tiers des invités : personnes âgées, femmes enceintes, invités en situation de handicap, et tous ceux qui resteront trois heures. Les règles d’accessibilité sont dans l’événement accessible aux personnes à mobilité réduite ;
- Quelques tables basses ou salons pour les conversations plus longues, si l’espace le permet.
Et pour une plénière ou une réunion ?
Une chaise par participant, plus les places des intervenants, et une disposition choisie selon l’objectif : en théâtre pour écouter, en U pour échanger, en îlots pour travailler en groupe. Nos collègues de seminaire974.re comparent ces dispositions dans la disposition de la salle. Pour un séminaire à la journée, toutes nos formules sont sur notre page séminaire.
Quelle marge prévoir ?
Toujours quelques chaises de plus que le nombre d’inscrits : un invité arrive accompagné, un intervenant n’était pas sur la liste, une chaise casse au montage. À l’inverse, trop de tables vides donnent une impression de salle désertée. Partez du nombre de confirmations, tel que nous le décrivons dans la gestion des inscriptions et confirmations, et vérifiez que la surface suit, avec les repères de nos collègues dans la taille de salle selon le nombre d’invités.
Quels pièges sur les lieux réunionnais ?
- Le sol : sur l’herbe d’un domaine ou le sable d’une plage, les pieds des chaises et des mange-debout s’enfoncent. Il faut prévoir un plancher ou du mobilier adapté, ce que révèle le repérage technique du lieu ;
- Le vent, sur la côte Ouest l’après-midi ou dans les Hauts : les nappes s’envolent et les mange-debout légers basculent. Nappes fixées, mobilier lesté ;
- La pluie : si le repli se fait sous un chapiteau ou en salle, le mobilier doit y tenir aussi, voir le plan B météo ;
- La fin d’année : en novembre et décembre, les loueurs de mobilier sont très sollicités par les soirées et les arbres de Noël. Réservez dès que la date est fixée, comme expliqué dans combien de temps à l’avance réserver.
Qui livre, monte et reprend le mobilier ?
C’est souvent là que naissent les surprises : un loueur livre au pied du camion, un autre installe, un troisième facture la reprise le lendemain. Les questions à poser avant de signer sont dans la location de matériel événementiel, et les horaires de livraison et de reprise s’intègrent au planning décrit dans le montage, le jour J et le démontage.
Vous préparez un événement et vous hésitez sur les quantités ? Donnez-nous le format, le nombre d’invités et le lieu : nous dimensionnons le mobilier avec le reste de l’événement, livraison et installation comprises. Toutes nos prestations sont sur Pull Up Événements, agence événementielle à La Réunion. Devis en 24 h au 06 93 81 78 82.
Publié le · Mis à jour le · Par Romain Capdepont, fondateur de Pull Up Événements
20 ans d'animation, ancien directeur d'animation en clubs de vacances à l'international, il a fondé la marque Pull Up en 2017 (société depuis 2022) et signe les guides de ce blog. Son parcours et ses articles · l'équipe.
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