En bref
Le conducteur, ou feuille de route, est le document qui décrit un événement minute par minute : l’heure, ce qui se passe, qui s’en charge, avec quel matériel et quel signal. Il se construit à partir du programme validé, circule en version finale la veille à tous les intervenants (lieu, traiteur, technique, animation, référent de l’entreprise) et se tient à jour jusqu’au dernier moment. Sans lui, chaque prestataire suit son propre horaire, et les écarts se découvrent devant les invités.
Un séminaire, une soirée ou un arbre de Noël qui se passe bien donne l’impression d’avoir été simple. Derrière, il y a presque toujours un document de quelques pages que les invités ne voient jamais : le conducteur. C’est le mot que nous employons dans le métier, défini dans notre lexique de l’événementiel. Voici comment il se construit, et pourquoi une entreprise qui organise elle-même son événement a intérêt à en avoir un.
Quelle différence entre le programme et le conducteur ?
Le programme est destiné aux invités : quelques grandes étapes, des horaires ronds, un ton accueillant. Le conducteur est destiné à ceux qui font l’événement. Il détaille ce qui se passe avant l’arrivée des invités (livraisons, montage, balances son, briefing), pendant l’événement, et après (démontage, restitution du lieu). Un programme de six lignes donne souvent un conducteur de trois à cinq pages. Les horaires d’une soirée type sont décrits par nos collègues dans l’horaire et le déroulé d’une soirée d’entreprise.
Que doit contenir un conducteur ?
Pour chaque ligne, cinq colonnes suffisent :
- L’heure, à la minute pour les temps forts (discours, remise de prix, arrivée du Père Noël) ;
- Ce qui se passe, en une phrase ;
- Qui en est responsable, avec un nom et un numéro de téléphone, jamais seulement « le traiteur » ;
- Le matériel ou le support nécessaire : micro, diaporama, musique, cadeaux, liste des invités ;
- Le signal de départ : qui donne le top, et comment on sait que l’étape précédente est terminée.
En tête du document, on ajoute la liste des contacts de tous les intervenants, l’adresse exacte et l’accès livraison du lieu, et les consignes de sécurité : issues, point de rassemblement, personne à prévenir en cas de malaise, comme nous le détaillons dans la sécurité et les secours sur un événement.
Qui le rédige, et quand ?
Quand une agence est missionnée, c’est elle qui le rédige et le tient : c’est le cas de tous les événements que nous organisons. Le premier jet part du programme validé et du repérage technique du lieu, puis il s’affine avec chaque prestataire. La version définitive circule la veille, et une version imprimée reste sur place le jour J. Côté entreprise, c’est le référent interne qui la relit et la valide, rôle décrit dans le référent interne d’un événement.
Quelles erreurs voit-on le plus souvent ?
- Aucune marge : un discours prévu pour cinq minutes en dure quinze, et toute la suite glisse. Nous prévoyons toujours une étape que l’on peut raccourcir sans que personne ne s’en aperçoive ;
- Le montage oublié : un conducteur qui commence à l’arrivée des invités ne dit pas à quelle heure le traiteur peut entrer ni quand la sono doit être prête. La partie avant et après est traitée dans le montage, le jour J et le démontage ;
- Plusieurs versions en circulation : chaque document porte une date et un numéro de version, et une seule personne le modifie ;
- Pas de plan B écrit : la variante pluie ou l’absence d’un intervenant se prévoient dans le conducteur lui-même, voir le plan B météo et le prestataire défaillant le jour J.
Et le jour J ?
Le conducteur ne sert que s’il est tenu. Une personne, et une seule, suit l’horaire, donne les tops et décide des ajustements : chez nous, c’est le chef de projet présent sur place, comme expliqué dans l’équipe de l’agence présente le jour J. L’animateur au micro travaille à partir du même document, ce qui permet d’enchaîner les temps forts sans flottement : voir le maître de cérémonie. Quand des élus ou des officiels sont attendus, l’ordre des prises de parole y figure aussi, selon les règles décrites dans les invités officiels et le protocole.
Pour un séminaire en salle, nos collègues détaillent le rôle de l’animateur de séance dans le maître de cérémonie d’un séminaire.
Vous préparez un événement et le déroulé tient encore sur une feuille volante ? Envoyez-nous votre programme : nous le transformons en conducteur complet, avec les intervenants, le matériel et le plan B, et nous le tenons le jour J. Toutes nos prestations sont sur Pull Up Événements, agence événementielle à La Réunion, et pour un séminaire à la journée sur notre page séminaire. Devis en 24 h au 06 93 81 78 82.
Publié le · Mis à jour le · Par Romain Capdepont, fondateur de Pull Up Événements
20 ans d'animation, ancien directeur d'animation en clubs de vacances à l'international, il a fondé la marque Pull Up en 2017 (société depuis 2022) et signe les guides de ce blog. Son parcours et ses articles · l'équipe.
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