Inviter des élus et des officiels à un événement d’entreprise : comment gérer le protocole ?

Une inauguration de locaux, une remise de trophées, un anniversaire d’entreprise, la signature d’un partenariat : dès qu’un événement d’entreprise dépasse le cercle interne, la question des invités officiels se pose. Faut-il inviter le maire ? Qui parle en premier ? Où placer un élu qui arrive en retard ? À La Réunion, où tout le monde se connaît et où les collectivités sont des partenaires économiques majeurs, ces détails se remarquent. Voici les règles simples que nous appliquons sur le terrain.

Qui inviter, et à quel niveau ?

Le premier réflexe est souvent d’inviter large. C’est une erreur : une invitation officielle qui n’est suivie d’aucun rôle le jour J met tout le monde mal à l’aise. Posez-vous plutôt la question du lien réel entre votre entreprise et l’institution.

• La commune quand vous y êtes implanté, que vous y recrutez ou que la collectivité vous a accompagné : le maire, ou l’élu délégué au développement économique ;
• L’intercommunalité, le Département ou la Région quand un dispositif d’aide, une formation ou un chantier les concerne directement ;
• Les chambres consulaires et les organisations professionnelles, souvent plus disponibles et tout aussi utiles pour votre visibilité ;
• Les partenaires financiers et les grands clients, qui relèvent d’une autre logique et que l’on ne mélange pas avec le protocole institutionnel.

Règle d’or : on invite l’institution, pas la personne. L’invitation est adressée à la fonction, et il est parfaitement normal qu’un représentant vienne à la place de l’élu sollicité.

Quand envoyer l’invitation ?

Beaucoup plus tôt que pour vos autres invités. Les agendas des élus se construisent plusieurs semaines à l’avance et passent par un cabinet ou un secrétariat. Notre repère : un courrier ou un courriel officiel six à huit semaines avant, avec la date, l’horaire précis, le lieu, l’objet de l’événement et ce qui est attendu de l’invité (une prise de parole ? une simple présence ?). Une relance à quinze jours, puis une confirmation à quarante-huit heures auprès du secrétariat.

Précisez toujours l’heure exacte du temps officiel, et pas seulement l’heure d’ouverture. Un élu qui enchaîne trois rendez-vous dans la journée a besoin de savoir à quelle minute il doit être là pour la séquence qui le concerne. C’est aussi ce qui vous permettra de tenir votre programme, comme détaillé dans le déroulé du jour J.

Dans quel ordre les prises de parole ?

C’est la question qui crée le plus de crispations, et la règle est pourtant stable : on va du plus proche de l’événement au plus haut niveau de représentation. En pratique, le dirigeant de l’entreprise ouvre et accueille, les partenaires interviennent ensuite, et les représentants institutionnels concluent, du niveau local vers le niveau le plus élevé présent dans la salle.

Trois conseils qui évitent les incidents :

1. Annoncez chaque intervenant par sa fonction complète, correctement prononcée, et faites relire la liste par une personne qui connaît les titres exacts ;
2. Donnez un temps de parole écrit à chacun, cinq minutes le plus souvent, et prévenez que le programme est serré. Personne ne s’en offusque quand c’est annoncé à l’avance ;
3. Prévoyez le cas du représentant : si un adjoint vient à la place du maire, il parle à la place prévue pour le maire, sans commentaire sur l’absence.

La mécanique de la séquence officielle (micro, ordre d’appel, remise) est la même que pour une remise de récompenses en soirée, décrite par nos confrères dans discours et remises de prix.

Comment les accueillir et les placer ?

Un invité officiel ne fait jamais la queue et ne cherche jamais son chemin. Concrètement : une personne identifiée à l’entrée qui connaît les visages et les fonctions, un accompagnement immédiat vers l’espace où se trouvent les autres officiels, une présentation au dirigeant dans la minute qui suit. C’est exactement la mission décrite dans l’accueil protocolaire d’une institution.

Pour le placement : les officiels au premier rang ou à la table d’honneur, jamais dispersés dans la salle, et jamais seuls à une table à part. Prévoyez aussi une sortie discrète : beaucoup repartent après la séquence officielle, et c’est normal.

Que prévoir pour le déroulé officiel lui-même ?

Coupé de ruban, dévoilement de plaque, signature d’une convention, visite guidée des locaux : ces séquences durent rarement plus de vingt minutes, mais elles se répètent. Les points que nous préparons systématiquement avec nos clients :

• Le matériel de la séquence (ruban, ciseaux, plaque, stylos, parapheur) vérifié la veille ;
• Un photographe positionné au bon endroit avant l’arrivée des officiels, parce que cette photo-là servira toute l’année ;
• Un micro-main de secours, et un point de son testé avec la voix des intervenants ;
• Une fiche d’une page pour le dirigeant : noms, fonctions, ordre, phrases de remerciement ;
• Un plan B abrité en cas d’averse, car une séquence officielle ne se reporte pas de dix minutes.

Enfin, pensez au lendemain : un remerciement écrit à chaque institution présente, avec deux ou trois photos, entretient une relation qui dépasse largement l’événement. Si votre événement est lui-même porté par une collectivité, le cadre complet est décrit dans organiser un événement institutionnel.

Ce que nous faisons pour nos clients

Chez Pull Up Événements, nous accompagnons depuis 2017 les entreprises, les CSE et les collectivités de toute l’île. Sur les événements à dimension officielle, nous prenons en charge la trame protocolaire, l’accueil dédié des invités institutionnels, le conducteur minuté de la séquence et la régie son, pour que le dirigeant n’ait à penser qu’à ce qu’il va dire.

Un événement avec des invités officiels à préparer ? Parlons-en : Romain, Pull Up Événements, au 06 93 81 78 82, devis sous 24 h. Note de 4,9/5 sur Google, plus de 100 avis clients.