Siège en métropole, équipes à La Réunion : comment organiser un événement d’entreprise à 10 000 km ?

Un groupe national avec une agence, une filiale ou un site à La Réunion, et une direction de la communication ou des ressources humaines à Paris, Lyon ou Nantes qui doit organiser le séminaire régional, la soirée des équipes ou l’arbre de Noël des enfants du personnel. Le budget est au siège, les salariés sont à 10 000 km. Chaque année, nous recevons ces demandes, et chaque année les mêmes questions reviennent. Voici ce qu’il faut savoir avant d’organiser un événement d’entreprise à La Réunion depuis la métropole.

Ce qui ne se voit pas depuis la métropole

Trois réalités locales expliquent l’essentiel des ratés. Le décalage horaire d’abord : deux heures pendant l’été métropolitain, trois pendant l’hiver. Une réunion calée à 17 h à Paris tombe à 19 h ou 20 h ici ; un prestataire réunionnais qui ne répond pas à 8 h heure de Paris n’est pas négligent, il est 10 h ou 11 h et il est sur un montage. Le calendrier ensuite : l’été austral va de novembre à avril, avec la saison des pluies et le risque cyclonique de janvier à mars, et la fin d’année réunionnaise concentre tout, arbres de Noël, soirées, séminaires de bilan, sur cinq semaines. Enfin, La Réunion a ses propres jours fériés, dont le 20 décembre, fête de l’abolition de l’esclavage, un point que nous détaillons dans notre article sur les événements un dimanche ou un jour férié.

Quand faut-il lancer l’organisation ?

Plus tôt que pour un événement en métropole, parce que l’offre est plus étroite. L’île compte un nombre limité de lieux capables d’accueillir 200 personnes, de traiteurs de grande capacité et d’équipes techniques, et tout le monde les réserve aux mêmes dates. Pour un arbre de Noël ou une soirée de décembre, les entreprises locales bloquent leurs dates dès la rentrée, comme l’explique quand réserver son arbre de Noël. Pour un séminaire, comptez trois à quatre mois, et davantage si des collaborateurs viennent de métropole, sujet traité dans le séminaire à La Réunion pour une entreprise de métropole.

Faut-il passer par une agence nationale ou une agence locale ?

La question se pose légitimement au siège, qui a souvent un contrat-cadre avec une agence parisienne. Notre position est simple et nous l’assumons : une agence locale connaît les lieux, les traiteurs, les artistes et les contraintes de l’île, elle est sur place pour le repérage et le jour J, et elle ne facture ni billets d’avion ni hébergement d’équipe. Une agence nationale peut piloter, mais elle sous-traitera de toute façon à des prestataires réunionnais, avec une marge et une perte d’information à chaque étage. Le compromis qui fonctionne bien : le siège garde le cahier des charges et la validation, l’agence locale prend l’exécution et rend compte. Les critères de choix sont développés dans comment choisir son agence événementielle à La Réunion.

Comment piloter à distance sans tout refaire deux fois ?

• Un référent sur place, dans la filiale, qui a du temps et un mandat : sans lui, chaque décision remonte au siège et redescend avec une semaine de retard. Son rôle est décrit dans le référent interne d’un événement ;
• Un point hebdomadaire à une heure qui convient aux deux fuseaux, en général entre 10 h et 12 h heure de Paris ;
• Un repérage filmé : quand personne du siège ne peut se déplacer, nous envoyons une visite vidéo du lieu, des plans et des photos, ce qui évite les mauvaises surprises ;
• Un seul interlocuteur côté agence, joignable sur les deux fuseaux, ce qui est notre organisation habituelle sur ces dossiers.

Ce qu’il ne faut pas transposer tel quel

Le format qui a marché à Lille ne marche pas forcément ici, et les équipes réunionnaises le sentent tout de suite. Quelques exemples vécus : un buffet « cuisine du monde » quand les salariés attendaient un cari ; une soirée en salle climatisée alors qu’une soirée en extérieur sous les filaos était possible en novembre ; un intervenant venu de métropole pour parler de cohésion à des équipes qui se connaissent depuis vingt ans ; un animateur qui ne comprend pas un mot de créole. À l’inverse, une soirée qui donne une place à la musique et aux artistes de l’île, un repas préparé par un traiteur péi et une animation qui parle aux gens du pays sont perçus comme une marque de respect du siège envers ses équipes locales. Les équipes réparties sur plusieurs bassins de l’île ont leurs propres contraintes, décrites dans réussir un événement d’entreprise multi-sites.

Comment gérer le budget et la facturation ?

Trois points pratiques. Les prix réunionnais ne sont pas ceux de la métropole : certains postes coûtent plus cher à cause de l’importation, le matériel technique par exemple, d’autres moins, et la comparaison poste par poste avec un devis parisien n’a pas de sens. La TVA locale est de 8,5 % sur la plupart des prestations, ce que le service comptable du siège découvre parfois sur la facture. Enfin, le circuit de validation d’un grand groupe est long : un devis signé au siège trois semaines après son envoi peut trouver le lieu déjà pris. Nous posons des options datées pour éviter cela, et le fonctionnement du paiement est décrit dans acompte, échéancier et facture.

Ce que nous mettons en place pour les sièges éloignés

Chez Pull Up Événements, nous travaillons depuis 2017 avec des enseignes nationales et des groupes dont la direction est en métropole et les équipes à La Réunion, sur des séminaires, des soirées du personnel, des arbres de Noël et des animations commerciales. Notre méthode sur ces dossiers : un interlocuteur unique, un point hebdomadaire calé sur les deux fuseaux, un repérage filmé, des comptes rendus écrits après chaque étape, et une équipe présente sur place le jour J, dont la composition est décrite dans combien de personnes de l’agence sont présentes le jour J. Le siège garde la main ; il n’a pas besoin de prendre l’avion.

Vous êtes au siège et vous devez organiser un événement pour vos équipes réunionnaises ? Appelez Romain, Pull Up Événements, au 06 93 81 78 82 (+262 693 81 78 82 depuis la métropole), devis sous 24 h. 116 avis clients sur Google.