« Tout le monde a l’air content. » C’est, dans la plupart des entreprises, la seule évaluation qui sera faite d’un événement qui a coûté plusieurs milliers d’euros et mobilisé des dizaines de personnes une journée entière. Ce n’est pas rien — mais ce n’est pas suffisant pour décider si l’on recommence, si l’on change de format, ou pour défendre le budget de l’an prochain devant une direction financière. Voici comment mesurer sérieusement, sans usine à gaz.

Commencer par la seule question qui compte : pourquoi cet événement ?

On ne mesure bien que ce qu’on a décidé à l’avance. Un séminaire destiné à faire passer une réorganisation ne se juge pas comme une soirée destinée à remercier les équipes. Avant de parler d’indicateurs, il faut donc écrire une phrase — une seule — qui dit à quoi sert l’événement : souder après une période difficile, intégrer les nouveaux arrivants, donner un cap pour l’année, remercier, faire connaître une marque.

Cette phrase détermine tout le reste : le format, le budget, et les trois ou quatre chiffres à regarder ensuite.

Le premier indicateur, le plus honnête : le taux de participation

C’est celui que personne ne peut contester. Combien de salariés étaient invités, combien sont venus. À La Réunion, avec les distances et les contraintes familiales, un taux de présence élevé sur un événement facultatif est déjà un signal fort d’adhésion.

Trois lectures utiles :

• Le taux global — en dessous de 60 % sur un événement facultatif, il y a un sujet : date, lieu, horaire ou perception de l’événement lui-même ;
• Le taux par site et par service — c’est là que se lisent les vrais déséquilibres, notamment quand les équipes sont réparties sur plusieurs communes de l’île ;
• Le taux de confirmation tenue — l’écart entre les inscrits et les présents en dit long sur l’engagement réel.

Le deuxième : ce que les participants en disent, sous 48 heures

Un questionnaire de cinq questions maximum, envoyé le lendemain ou le surlendemain — jamais une semaine après, quand le souvenir s’est lissé. Les questions qui donnent des réponses exploitables sont concrètes :

• Recommanderiez-vous cette journée à un collègue ? (note sur 10) ;
• Quel moment vous a le plus marqué ? (réponse libre — c’est la question la plus précieuse) ;
• Qu’est-ce qui vous a gêné ? (réponse libre) ;
• Avez-vous parlé à des collègues que vous ne côtoyez pas d’habitude ? (oui / non) ;
• Souhaitez-vous que cela se reproduise ? (oui / non).

La quatrième question est celle que nous conseillons le plus systématiquement pour un team building ou un séminaire : elle mesure précisément ce qu’un événement de cohésion est censé produire, et personne ne sait mentir dessus.

Le troisième : les signaux qui apparaissent après

Ce sont les plus révélateurs, et ils ne coûtent rien à relever :

• Le nombre de photos et de messages partagés en interne dans les jours qui suivent ;
• Les demandes spontanées pour la prochaine édition — quand des salariés viennent proposer des idées, l’événement a rempli son rôle ;
• Le taux de participation de l’édition suivante : c’est le juge de paix absolu. Une fête réussie se remplit toute seule l’année d’après ;
• Les retours des managers sur l’ambiance des semaines suivantes, sur les coopérations entre services qui se débloquent.

Et le retour sur investissement, concrètement ?

Personne ne peut affirmer honnêtement qu’un team building fait gagner X euros. En revanche, deux comparaisons se tiennent très bien devant une direction.

La première : le coût par participant. Ramené à la personne présente, un événement d’entreprise se compare facilement d’une année sur l’autre et d’un format à l’autre. C’est aussi le chiffre qui permet d’arbitrer entre une grande soirée annuelle et deux moments plus modestes.

La seconde : le coût rapporté à ce qu’on cherchait à éviter. Un recrutement raté, un départ de salarié compétent, une équipe qui ne se parle plus pendant six mois : ces situations ont un coût réel, largement supérieur à celui d’une journée de cohésion. C’est l’argument qui fait basculer la plupart des arbitrages budgétaires, et il est développé dans notre article sur le team building comme investissement de cohésion.

Les indicateurs propres aux événements tournés vers l’extérieur

Pour une inauguration, un lancement de produit, une animation commerciale ou un salon, les repères changent : nombre de visiteurs, nombre de contacts qualifiés collectés, coût par contact, retombées presse et réseaux sociaux, et — le plus important — nombre de rendez-vous réellement obtenus dans les trois semaines qui suivent. Un événement externe qui produit une belle affluence mais aucun rendez-vous n’a pas atteint son but.

Les cinq erreurs de mesure les plus fréquentes

1. Ne demander l’avis qu’aux managers — ce sont rarement eux qui vivent l’événement de la même façon que les équipes ;
2. Poser des questions trop générales — « êtes-vous satisfait ? » ne produit aucune information exploitable ;
3. Confondre l’ambiance du jour et le résultat — une journée très gaie peut ne rien changer, et une journée exigeante peut tout débloquer ;
4. Ne rien mesurer du tout, puis refaire à l’identique — c’est la façon la plus sûre de voir la participation s’éroder année après année ;
5. Mesurer et ne rien en faire — si vous interrogez vos salariés, dites-leur ensuite ce que vous avez retenu et ce que vous changez. C’est la moitié du bénéfice.

Ce que nous mettons en place avec nos clients

Chez Pull Up Événements, nous accompagnons depuis 2017 les entreprises, les CSE et les collectivités de toute l’île sur leurs séminaires, team buildings, soirées d’entreprise et arbres de Noël. Sur les événements récurrents, nous proposons systématiquement trois choses simples : un objectif écrit avant l’événement, un questionnaire court envoyé sous 48 heures, et un point de bilan qui sert à préparer l’édition suivante. Cela ne coûte rien et cela transforme un budget « fête » en outil de management.

Pour aller plus loin, nos guides détaillent la mesure côté cohésion sur teambuilding974.re, la préparation d’un séminaire sur seminaire974.re et l’organisation d’une soirée d’entreprise sur soiree974.re.

Vous préparez un événement et vous voulez qu’il serve vraiment à quelque chose ? Parlons-en : Romain, Pull Up Événements, au 06 93 81 78 82 — devis sous 24 h. Note de 4,9/5 sur Google, 77 avis clients.